相關報導 - 電腦廣場 484期 (06/11/2002) 

 

進銷存管理系統
改善水果進口業帳目流程
 

不少中小企為方便處理帳目,紛紛採用會計系統來協作其帳目,相比傳統ExcelDOS模式,會計系統明顯更全面照顧到企業的帳目記錄流程,今期將以本地一家水果進出口企業為例,探討他們如何透過進銷存及會計系統,改善行業紛繁的帳目計算及記錄。

從事本地水果進口

今期所討論的企業個案,是本地一家從事水困進口的中小企,據該公司市場及營運經理陳華基表示,該公司在廿多年前成立,至1年前才正式登記成有限公司。業務上主要向東南亞各地採購總共54種水果,並分銷到本地批發商及超級市場,以及批發至內地水果市場。

水果進口及批發市場的供應鏈結構相當繁複,這不僅由於他們每天都不停理進口水果的倉存,而且更要以最短的時間分發至果欄及超級市場,要有效處理每天的銷售發票、倉存紀錄,以及各項的運輸成本開支,沒有一套完整的帳目管理軟件協作,會很容易發生「漏單」的情況,甚至會影響整個會計總帳紀錄。

業務流程極為繁複

 水果進出口的業務流程相當繁瑣,除了星期天外,個案公司每天都要處理來自東南亞進口的水果,當該公司成功向水果供應商取得各類水果後,其後便接收水果貨品,由於該公司本身沒有倉庫寄存,所以當供應商把水果付運到港後,個案公司便要以最快時間在落貨點拆貨,點算貨物是否完全運到,同時要分貨,把當中的水果運到各個果欄批發商之中,再由他們議定一個合適的零售價給小販。

 另一方面,該公司亦會同時分銷到本地其中一家超級市場之中,亦會寄售到內地批發。箇中的流程由於涉及大量的水果貨品的分發,而且果欄的付款亦多採用「先貨後銀」模式,先收齊該公司水果貨品後,隔一段時間才付款給該公司,而且各個果欄的付款時期各有不同,有見及此,該公司較早前採用一套進銷存的管理系統,全面紀錄由到貨、分貨、以至對各個批發商的銷售發票紀錄。(詳看個案解讀一)

既有系統不敷應用

陳氏表示,過往該公司的銷售發票紀錄,主要以他所設計的程式去處理全線的銷售項目,這程式以DOS平台為中心,但主要針對開單而設,對於應收帳及應付帳兩方面(前者是該公司所收取的整體銷售項目,後者是整項銷售流程中花的成本帳目)的會計帳目管理則未能顧及得到。後來,該公司摒棄這套系統,改用以視窗平台為中心系統來管理各項銷售發票紀錄,然而應用上又極為不便,即使經過反覆修改,系統的表現仍不甚滿意,所以後來,他們便採用了傲林科技所開發的進銷存系統,改善了過往系統只兼顧「銷售」的層面,並且進一步兼顧了會計入帳及存貨紀錄的應用。(詳看個案解讀二)

 

新系統全面針對業界應用

自該公司轉用這套系統後,全面兼顧了個案公司整項銷售的供應鏈,由到貨、分貨、不同的銷售渠道,以致當中種種的應收及應付帳紀綠,均可作全面支援,而且該系統更為他們度身訂造一些新增的功能設計,以切合他們業務上記貨及記帳的需要,例如分貨於不同的果欄,價錢及數量單位也各有不同,該系統就可以配合這種需要應用(詳看實際操作)。陳氏表示,如果公司內所有帳目都以人手處理的話,即使用上10名會計員工也未必能夠完全處理得到每天的銷售帳目。

有關進銷存系統

 進銷存系統主要針對產品貿易行業而設,主要為企業記入不同的貨倉記錄功能,涉及範圍包括銷售發票記錄「銷」、會計帳目管理(包括應收帳及應付帳記錄及管理)「進」、及存貨管理「存」三大項。

 銷售功能方面,這系統主要可支援銷售發票、銷售退貨發票、供應商發票及採購退貨發票管理。而且能進一步支援多貨幣功能,當中發票貨幣不同、匯率也可按當天市價更改。發票的項目可以是備註或非存貨項目。更重要的是,當客戶未付帳超過這貸額或存貨量不足時,系統會發出提示。

 會計帳目管理方面,它主要處理應收帳和應付帳兩方面帳目,當中除了具備客戶及供應商的儲存資料功能,名稱及地址中英對照外,並可預設付款條件,付款方法,信貸額及每月截帳日期,當客戶或供應商檔案連接未付發票,未付款交易一目了然。

 至於倉存管理方面,它可支援多貨倉功能,每種貨品可分別儲存在不同的貨倉內;並且,它有獨立貨品轉倉功能,可以把貨品轉移到另一貨倉;還有,它可以支援多種條碼規格,如EAN-13UPC等等。

 事實上,進銷存系統除了顧及上述三種主要的應用外,還有其他功能,例如貨品價格管理,當中可容許每種貨品多達4種數量折扣,如果過10件有2%折扣,超過20件有5%折扣等等;分銷商及營業員佣金管理,當開發票時可自動填上分銷商、營業員及其佣金率,而佣金率可以時更改。

 

實際操作

個案公司所應用的進銷存系統,其供應商傲林科技有限公司進一步因應該行業獨特性質,在原有的系統功能之外,還個別開發了貼身功能,針對個案公司進銷存三方面的獨特流程。以下實際操作就因應這些個別的功能而講的:

 1. 到貨輸入:針對個案公司對不同供應商所進口的水果產品而設,功能除了支援輸入供應商資料、來貨日期及班次外,還可支援不同水果產品的運算單位(有些以逐箱計算有些則以公斤計算),方便該公司本身紀錄不同貨品的資料。

 2. 分貨輸入:個案公司分貨給果欄批發商,然而每間果欄發商的收貨單位模式各有不同,共不劃一,而這系統因應這行業特性,在分貨記錄的時候會為不同果欄的項目而設計獨特的入帳模式。

3. 銷售發票輸入(果欄):系統按每個不同果欄批發商,記錄他們訂購個案公司水果時的銷售發票,發票所涉及欄目相當多,包括數量、單價,伕力工資等等。 

4. 銷售發票輸入(超級市場):除果欄外,個案公司亦會向超市供應水果,但超市的收貨模式跟果欄不同,系統便要進一步另闢新的發票格式供公司記錄。

小資料

公司名稱:陳文洲水果有限公司
成立年分:
1982
業務背景:水果進口及批發
公司數目:
1
員工人數:
4
主要業務:進口外地各式水果,並批發到本地的超級市場、果欄作進一步零售供應。
系統服務查詢:
28572761(傲林科技有限公司)
系統主要應用:計算由收貨、分貨、以致銷售記錄及各項流程成本開支的一站式系統應用。
系統應用成本:港幣
$52,000(另每年收取系統價錢的18%作為維修及管理的費用)

 


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