進銷存管理系統
改善水果進口業帳目流程 

不少中小企為方便處理帳目，紛紛採用會計系統來協作其帳目，相比傳統Excel或DOS模式，會計系統明顯更全面照顧到企業的帳目記錄流程，今期將以本地一家水果進出口企業為例，探討他們如何透過進銷存及會計系統，改善行業紛繁的帳目計算及記錄。

從事本地水果進口

今期所討論的企業個案，是本地一家從事水困進口的中小企，據該公司市場及營運經理陳華基表示，該公司在廿多年前成立，至1年前才正式登記成有限公司。業務上主要向東南亞各地採購總共54種水果，並分銷到本地批發商及超級市場，以及批發至內地水果市場。

水果進口及批發市場的供應鏈結構相當繁複，這不僅由於他們每天都不停理進口水果的倉存，而且更要以最短的時間分發至果欄及超級市場，要有效處理每天的銷售發票、倉存紀錄，以及各項的運輸成本開支，沒有一套完整的帳目管理軟件協作，會很容易發生「漏單」的情況，甚至會影響整個會計總帳紀錄。

業務流程極為繁複

 水果進出口的業務流程相當繁瑣，除了星期天外，個案公司每天都要處理來自東南亞進口的水果，當該公司成功向水果供應商取得各類水果後，其後便接收水果貨品，由於該公司本身沒有倉庫寄存，所以當供應商把水果付運到港後，個案公司便要以最快時間在落貨點拆貨，點算貨物是否完全運到，同時要分貨，把當中的水果運到各個果欄批發商之中，再由他們議定一個合適的零售價給小販。

 另一方面，該公司亦會同時分銷到本地其中一家超級市場之中，亦會寄售到內地批發。箇中的流程由於涉及大量的水果貨品的分發，而且果欄的付款亦多採用「先貨後銀」模式，先收齊該公司水果貨品後，隔一段時間才付款給該公司，而且各個果欄的付款時期各有不同，有見及此，該公司較早前採用一套進銷存的管理系統，全面紀錄由到貨、分貨、以至對各個批發商的銷售發票紀錄。(詳看個案解讀一)

既有系統不敷應用

陳氏表示，過往該公司的銷售發票紀錄，主要以他所設計的程式去處理全線的銷售項目，這程式以DOS平台為中心，但主要針對開單而設，對於應收帳及應付帳兩方面(前者是該公司所收取的整體銷售項目，後者是整項銷售流程中花的成本帳目)的會計帳目管理則未能顧及得到。後來，該公司摒棄這套系統，改用以視窗平台為中心系統來管理各項銷售發票紀錄，然而應用上又極為不便，即使經過反覆修改，系統的表現仍不甚滿意，所以後來，他們便採用了傲林科技所開發的進銷存系統，改善了過往系統只兼顧「銷售」的層面，並且進一步兼顧了會計入帳及存貨紀錄的應用。(詳看個案解讀二)

新系統全面針對業界應用

自該公司轉用這套系統後，全面兼顧了個案公司整項銷售的供應鏈，由到貨、分貨、不同的銷售渠道，以致當中種種的應收及應付帳紀綠，均可作全面支援，而且該系統更為他們度身訂造一些新增的功能設計，以切合他們業務上記貨及記帳的需要，例如分貨於不同的果欄，價錢及數量單位也各有不同，該系統就可以配合這種需要應用(詳看實際操作)。陳氏表示，如果公司內所有帳目都以人手處理的話，即使用上10名會計員工也未必能夠完全處理得到每天的銷售帳目。

有關進銷存系統

 進銷存系統主要針對產品貿易行業而設，主要為企業記入不同的貨倉記錄功能，涉及範圍包括銷售發票記錄「銷」、會計帳目管理(包括應收帳及應付帳記錄及管理)「進」、及存貨管理「存」三大項。

 銷售功能方面，這系統主要可支援銷售發票、銷售退貨發票、供應商發票及採購退貨發票管理。而且能進一步支援多貨幣功能，當中發票貨幣不同、匯率也可按當天市價更改。發票的項目可以是備註或非存貨項目。更重要的是，當客戶未付帳超過這貸額或存貨量不足時，系統會發出提示。

 會計帳目管理方面，它主要處理應收帳和應付帳兩方面帳目，當中除了具備客戶及供應商的儲存資料功能，名稱及地址中英對照外，並可預設付款條件，付款方法，信貸額及每月截帳日期，當客戶或供應商檔案連接未付發票，未付款交易一目了然。

 至於倉存管理方面，它可支援多貨倉功能，每種貨品可分別儲存在不同的貨倉內；並且，它有獨立貨品轉倉功能，可以把貨品轉移到另一貨倉；還有，它可以支援多種條碼規格，如EAN-13、UPC等等。

 事實上，進銷存系統除了顧及上述三種主要的應用外，還有其他功能，例如貨品價格管理，當中可容許每種貨品多達4種數量折扣，如果過10件有2%折扣，超過20件有5%折扣等等；分銷商及營業員佣金管理，當開發票時可自動填上分銷商、營業員及其佣金率，而佣金率可以時更改。

實際操作

個案公司所應用的進銷存系統，其供應商傲林科技有限公司進一步因應該行業獨特性質，在原有的系統功能之外，還個別開發了貼身功能，針對個案公司進銷存三方面的獨特流程。以下實際操作就因應這些個別的功能而講的：

 1. 到貨輸入：針對個案公司對不同供應商所進口的水果產品而設，功能除了支援輸入供應商資料、來貨日期及班次外，還可支援不同水果產品的運算單位(有些以逐箱計算有些則以公斤計算)，方便該公司本身紀錄不同貨品的資料。

 2. 分貨輸入：個案公司分貨給果欄批發商，然而每間果欄發商的收貨單位模式各有不同，共不劃一，而這系統因應這行業特性，在分貨記錄的時候會為不同果欄的項目而設計獨特的入帳模式。

3. 銷售發票輸入(果欄)：系統按每個不同果欄批發商，記錄他們訂購個案公司水果時的銷售發票，發票所涉及欄目相當多，包括數量、單價，伕力工資等等。 

4. 銷售發票輸入(超級市場)：除果欄外，個案公司亦會向超市供應水果，但超市的收貨模式跟果欄不同，系統便要進一步另闢新的發票格式供公司記錄。